Мой город - Вязьма
Город воинской славы
основан в 1239 году
основан в 1239 году
Организационный отдел районной администрации отчитался 10 февраля о проделанной работе. Отчет о работе отдела представила начальник этого структурного подразделения Л.П.ЧинареваОтчет организационного отдела
Администрации муниципального образования
«Вяземский район» Смоленской области
о результатах деятельности за 2016 год
Организационный отдел Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области (далее - Отдел) является структурным подразделением Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области (далее - Администрация), утверждаемым решением Вяземского районного Совета депутатов. Отдел возглавляет начальник отдела.
В состав отдела входят:
- начальник отдела – Чинарёва Лидия Павловна (общее руководство);
- ведущий специалист – Новикова Татьяна Павловна (обращения граждан);
- специалист 1 категории – Горлова Татьяна Петровна (корреспонденция и делопроизводство);
- специалист 1 категории – Ильина Ирина Рашидовна (секретарь Главы Администрации);
- старший менеджер – Беляева Юлия Олеговна (похозяйственный учёт);
- старший менеджер – Буланова Тамара Леонидовна (договора, муниципальные контракты, соглашения).
Основной целью отдела является обеспечение координации и контроля над организационно-распорядительными функциями и административно-хозяйственной деятельностью Администрации.
Основными задачами отдела являются:
- исполнение и обеспечение полномочий Администрации в сфере делопроизводства, осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в структурных подразделениях Администрации;
- организация эффективной системы учета и прохождения корреспонденции, предложений, заявлений и жалоб граждан, писем организаций, осуществление контроля за своевременностью рассмотрения и правильностью разрешения поставленных в обращениях граждан и организаций вопросов;
- осуществление контроля и координации работы за ведением делопроизводства и работой с обращениями и заявлениями граждан, организаций в структурных подразделениях Администрации, за соблюдением установленного порядка работы с документами и исполнительской дисциплиной сотрудников Администрации;
- организационно-техническое и документальное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Главой Администрации и мероприятий с его участием;
- обеспечение структурных подразделений Администрации бланками документов, печатями и штампами, вывесками, печатной продукцией, канцелярскими принадлежностями, нормативным, информационным и справочным материалом, включая специальную и справочную литературу, периодические издания;
- организация ведения похозяйственного учёта Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области в Администрации, осуществление контроля за соблюдением формы и порядка ведения похозяйственных книг на территории муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области.
На отдел возложено 38 функций по реализации поставленных перед отделом целей и задач. Также отдел имеет права по реализации целей и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач.
Исполнение и обеспечение полномочий Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области в сфере делопроизводства
Одной из основных функций отдела является осуществление и обеспечение своевременного приема, регистрации и передачи по назначению входящей корреспонденции от юридических лиц, обращений и заявлений граждан, а также отправку исходящей корреспонденции за подписью Главы Администрации и его заместителей.
В 2016 году в адрес Администрации и на имя Главы Администрации через отдел поступило:
- 9175 ед. корреспонденции от организаций, учреждений, предприятий и других юридических лиц;
- 6727 ед. заявлений и обращений граждан.
На отдел возложена значительная функция по осуществлению контроля в структурных подразделениях Администрации за сроками прохождения, правильностью оформления и исполнения документов от юридических лиц и граждан. В целях эффективной организации работы сотрудников всей Администрации отдел осуществляет учет, анализ, обобщение результатов выполнения документов по существу вопросов и срокам исполнения, своевременно информирует заместителя Главы Администрации по организационным вопросам, руководителей структурных подразделений о состоянии выполнения контрольных документов. С этой целью отдел использует методы устных и письменных напоминаний разработчикам и исполнителям об истечении сроков исполнения документов, формирует и направляет служебные записки и предупредительный контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в структурные подразделения Администрации и заместителям Главы Администрации. Данная работа отделом ведётся регулярно.
Вся поступающая в отдел информация и корреспонденция прочитывается и анализируется, что в дальнейшем способствует осуществлению контроля за правильностью подготовки проектов писем Главы Администрации и его заместителей. Сотрудники отдела сами принимают участие в разработке, по указанию Главы Администрации, проектов писем и других документов.
Отдел осуществляет регистрацию корреспонденции, поступившую в Администрацию на имя Главы Администрации и его заместителей посредством всех видов связи (почта, электронная почта, факс, система электронного документооборота в органе исполнительной власти Смоленской области (далее - СЭД ОИВ Смоленской области).
Сотрудники отдела обеспечивают своевременную распечатку, копирование, оперативное размножение, рассылку корреспонденции, согласно резолюции Главы Администрации и его заместителей. Отдел успешно справляется с возложенной на него функцией обеспечения организации своевременного прохождения рассмотрения служебных документов.
С целью совершенствования работы сотрудники отдела обобщают и анализируют информацию об общем объеме документооборота в Администрации и разрабатывают предложения по его оптимизации.
Отдел ежедневно осуществляет комплектование, учет и обеспечение сохранности в течение установленного срока документов и переписки по ним, формирует архив использованных в работе документов, готовит их к передаче на муниципальное хранение в архивный отдел. Так, в отделе на данный момент хранятся и возможны к оперативному использованию в работе документы и переписка по ним 2012-2016 годов.
Сотрудники отдела принимают участие в разработке муниципальных правовых актов (положений, инструкций), регламентирующих организацию делопроизводства в Администрации, оказывают методическую и консультационную помощь в организации работы с документами в структурных подразделениях Администрации.
Так, 25 октября 2016 года по инициативе и непосредственном участии сотрудников отдела, был подготовлен и проведён Семинар-совещание с руководителями структурных подразделений Администрации и делопроизводителями отделов, на котором рассматривалось семь актуальных вопросов исполнительской дисциплины и соблюдений требований Инструкции по делопроизводству.
Отдел проводит проверку структурных подразделений Администрации по ведению делопроизводства, и по работе с обращениями и заявлениями граждан, информирует Главу Администрации о результатах проверки. В 2016 году была проведена встречная проверка ведения журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции Комитета архитектуры и землеустройства, по результатам которой были высказаны предложения по оптимизации и организации эффективной работы специалистов данного структурного подразделения.
Отдел осуществляет контроль за предоставлением структурными подразделениями Администрации ежемесячных перспективных планов работы, на основании которых сотрудники нашего отдела составляют ежемесячные сводные планы основных мероприятий Администрации.
Отдел подготавливает необходимые аналитические и справочные материалы по вопросам, относящимся к компетенции отдела по запросам вышестоящих организаций.
Учёт и прохождение входящей и исходящей корреспонденции от юридических лиц
Отдел осуществляет ежедневный контроль в отделах Администрации за сроками прохождения, правильностью оформления и исполнения документов от юридических лиц. Составляет и отправляет письма-напоминания в отделы Администрации о неисполненных письмах, документах и обращениях. Оказывает методическую помощь в организации работы с документами в отделах Администрации.
Вся поступившая корреспонденция от юридических лиц регистрируется, передаётся на визирование руководству, расписывается в рабочих журналах, затем копируется и рассылается по структурным подразделениям для исполнения и хранится в делах архива. Отделом организованы и постоянно пополняются, контролируются, курируются 56 почтовых ячеек для оперативного документооборота корреспонденции для структурных подразделений Администрации, администраций сельских поселений, муниципальных учреждений и предприятий, двух Советов депутатов (городского и районного).
В 2016 году в адрес Администрации и на имя Главы Администрации через отдел поступило 9175 ед. корреспонденции от организаций, учреждений, предприятий и других юридических лиц. В последние годы поступало следующее количество корреспонденции:
- в 2015 году – 9494 ед.;
- в 2014 году – 6972 ед.;
- в 2013 году – 7263 ед.
В 2016 году количество поступившей корреспонденции от юридических лиц уменьшилось на 3,5 % по сравнению с предыдущим периодом и предшествующим повышение потока корреспонденции на 27.5%, что является положительным показателем документооборота в Администрации.
Осуществляется прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней). Организуется контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюцией руководства администрации района, анализируется состояние исполнительской дисциплины. Ведется учёт объема документооборота.
Организационный отдел постоянно взаимодействует с районным Советом депутатов, Советом депутатов Вяземского городского поселения, администрациями поселений, учреждениями и организациями, с другими структурными подразделениями администрации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
В организационном отделе осуществляется прием входящей корреспонденции, в том числе путем факсимильной связи и электронной почты (Дело Pro), её регистрация, направление на рассмотрение руководителям администрации полученной корреспонденции, своевременную передачу корреспонденции в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение в структурные подразделения администрации, обеспечивается рассылку исходящей корреспонденции, в том числе и заказным путем (в 2016 году – 480 писем), осуществляется контроль за соблюдением сроков предоставления ответов на письма, а также своевременным исполнением поручений руководителя администрации. Для оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями размножаются входящие документы, а также производится поиск и выдача запрашиваемой информации для структурных подразделений, предприятий и вышестоящих организаций. Количество обрабатываемой корреспонденции с каждым годом не уменьшается.
За отчетный период в адрес администрации района поступило и зарегистрировано 9175 документа, из них путем факсимильной связи 292 документа, по системе Дело Pro – 4272, а также 443 документа правового характера: постановления и распоряжения Губернатора Смоленской области, решения Совета депутатов Вяземского района - 37.
В 2016 году специалистами отдела было отправлено 4686 писем, ответов и запросов в разные инстанции (в 2015 году – 4290) в адрес юридических лиц в рамках осуществления Администрацией своих полномочий.
Все исходящие письма за подписью руководителя администрации в обязательном порядке хранятся в архиве организационного отдела в делах в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в Администрации района. Зарегистрирована 71 доверенность (2015 году – 93).
Учёт и прохождение обращений граждан в адрес
Администрации муниципального образования
«Вяземский район» Смоленской области
Вся работа по рассмотрению обращений граждан в органах исполнительной власти Администрации основана и организована в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и «Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области», утвержденной постановлением Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области от 27.05.2011 № 509.
В течение 2016 года в адрес Администрации и на имя Главы Администрации через организационный отдел поступило 6727 ед. заявлений и обращений граждан, что на 7% меньше, чем в 2015 году – 7240 ед., а именно:
- 5270 ед. – заявлений граждан (в 2015 году – 5836, в 2014 году – 4660; в 2013 году – 3722);
- 1457 ед. – обращений граждан (в 2015 году – 1404, в 2014 году – 1186; в 2013 году – 951).
По вопросам формирования земельных участков, оформления их в аренду и собственность, по вопросам опеки и попечительства и другим поступило заявлений 5270 ед.
Более 260 обращений поступило в форме электронного документа, что свидетельствует о повышении роли информационных технологий в процессе взаимодействия власти и общества в Вяземском районе, а также степени доступности направления обращений в адрес руководства Администрации.
Возросло количество коллективных обращений граждан в отчетном периоде.
Из 1457 обращений граждан, направленных в адрес Администрации, 441 обращение поступило через Администрацию Президента Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания РФ, Приемную Президента Российской Федерации в Смоленской области, Смоленскую областную Думу, Администрацию Смоленской области, Региональную общественную приемную Председателя Партии «Единая Россия» в Смоленской области (в 2015 году – 346, в 2014 году – 262).
От депутатов Вяземского районного Совета депутатов и депутатов Совета депутатов Вяземского городского поселения поступило 105 писем (в 2015 году – 86, в 2014 году – 123). От граждан непосредственно поступило 911 обращений (в 2015 году – 972).
В целях объективного и всестороннего рассмотрения поступающих писем и принятия по ним конкретных решений все обращения взяты на контроль Главой Администрации. Это позволило положительно решить 94 вопроса граждан, 332 обращения поддержаны, на 962 обращения даны разъяснения, а 69 обращений не поддержаны.
Классификация поступивших обращений по территориальности проживания заявителей позволяет определить, что большинство обращений на имя Главы Администрации и ее заместителей направлено жителями Вяземского района, 62 обращения направили иногородние граждане.
Чаще всего обращались граждане, проживающие в г. Вязьма, от которых поступило 1162 (79,8 %) обращений. Минимальное - из Мещёрского и Хмелитского сельских поселений по 2 (0,13%). Большую активность проявляли граждане Вязьма - Брянского – 35 (2,4%) и Тумановского - 31 (2,1 %), а также Кайдаковского - 25 (1,7 %) сельских поселений. Из Калпитского и Ефремовского сельских поселений граждане в Администрацию муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области не обращались.
Наибольшее число обращений поступило в августе (142 ед.), меньше всего – в феврале (79 ед.).
На свою принадлежность к какой-либо социальной группе указали 35 обратившихся (2,4 % от общего количества). Из них: матери – одиночки, многодетные семьи, инвалиды, вдовы ветеранов ВОВ, сироты, ветераны войны и труда и другие. Остальные заявители не обозначили свою социальную принадлежность.
В отчетном периоде чаще всего к Главе Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области и ее заместителям жители района и иногородние граждане обращались по следующей тематике:
– проблемы ЖКХ – 915 (62,9 %), (в 2015 году - 502);
– земельные и имущественные отношения – 149 (10,3 %), (в 2015 - 88);
– улучшение жилищных условий – 145 (9,9 %), (в 2015 - 101);
– вопросы строительства, транспорта, газификации – 120 (8,2 %), (в 2015 -73);
– вопросы образования – 33 (2,2 %), (в 2015 - 83);
– проблемы здравоохранения – 3 (0,2 %), (в 2015 - 4);
– вопросы социального обеспечения и социальной защиты – 70 (4,8 %), (в 2015 - 155);
– о неправомерных действиях руководителей предприятий, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, выражении недоверия; просьб о наведении порядка (на предприятии, в районе и т.п.) – 22 (1,5 %).
Анализ тематики поступивших обращений показал, что наибольшее их количество относится к сфере жилищно – коммунального хозяйства. Также значительное количество граждан волнуют вопросы землепользования и улучшения жилищных условий.
Основной задачей отдела является организация эффективной системы учета и прохождения корреспонденции, предложений, заявлений и жалоб граждан, осуществление контроля за своевременностью рассмотрения и правильностью разрешения поставленных в обращениях граждан вопросов.
Для достижения этой цели сотрудниками отдела осуществляется ежедневный контроль и координация работы в сфере ведения делопроизводства с обращениями и заявлениями граждан в структурных подразделениях Администрации, за соблюдением установленного порядка работы с документами и исполнительской дисциплиной сотрудников Администрации.
В 2016 году было отправлено 3345 корреспонденции гражданам на их письменные обращения и заявления (в 2015 - 3076 ед.).
Сотрудники отдела организуют работу по рассмотрению письменных обращений граждан, по устному и личному приёму граждан Главой Администрации и его заместителями, контролируют соблюдение требований законодательства.
В 2016 году Главой Администрации и ее заместителями в ходе личных приемов принято 394 гражданина (в 2015 году – 326).
Отдел организовывает проведение выездных личных приёмов граждан заместителями Губернатора Смоленской области, руководителями Администрации Смоленской области, депутатами Смоленской областной Думы, готовит информацию о проведении вышеуказанных приемов для размещения на официальном сайте Администрации.
Одной за основных функций отдела является осуществление контроля в структурных подразделениях Администрации за сроками прохождения, правильностью оформления и исполнения документов в адрес граждан. Для реализации данной цели отдел ведёт ежемесячно реестр оценки эффективности деятельности Администрации на основе анализа количества и характера вопросов, содержащихся в обращениях граждан, поступивших непосредственно в Администрацию, исключая обращения, направленные на рассмотрение из Аппарата Администрации Смоленской области. Сотрудники отдела регулярно проводят проверку структурных подразделений Администрации по ведению делопроизводства в сфере работы с обращениями и заявлениями граждан, информируют о ситуации Главу Администрации и о результатах проверки. Сотрудниками организационного отдела разработан и регулярно составляется предупредительный контроль сроков исполнения обращений граждан, который доводится до сведения заместителей Главы Администрации и руководителей структурных подразделений Администрации.
С 2013 года на территории всех субъектов РФ проводится Общероссийский День приёма граждан. 12 декабря 2016 года на территории муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области проходил четвёртый Общероссийский День приёма граждан, в котором приняли участие 22 сельских поселения и Администрация.
Администрация Президента РФ использует портал ССТУ.РФ для осуществления особого контроля за исполнением обращений граждан, поступивших на имя Президента РФ. Статистическая отчётность на портале ССТУ.РФ сотрудниками организационного отдела проводится ежедневно и осуществляется в закрытом доступе по информационным каналам.
В ходе четвёртого общероссийского дня приема граждан на личном приеме в Администрации муниципального образования «Вяземский район» в соответствии с компетенцией было принято 7 человек.
Отделом регулярно, в процессе подготовки к проведению Общероссийского Дня приёма граждан осуществляется актуализация информации в электронном справочнике на портале ССТУ.РФ и на рабочих местах Глав муниципальных образований двадцати двух сельских поселений. Сотрудниками отдела оказывается методическая помощь Главам сельских поселений и их специалистам в процессе подготовки и проведении Общероссийского Дня приёма граждан по вопросам компетенции соответствующих органов. При подготовке к мероприятию сотрудниками отдела проводятся нагрузочные испытания функционирования специального программного обеспечения по проведению личного приёма и приёма в режиме видеосвязи и аудиосвязи через собственный и центральный КП ССТУ.
Регистрация договоров, муниципальных контрактов и соглашений
Одной из важнейших функций, возложенных на отдел, является рассмотрение пакета документов, предварительное комплектование, оценка полноты представленной информации и дальнейшая регистрация договоров, муниципальных контрактов и соглашений, заключённых Главой Администрации и направленных на обеспечение государственных и муниципальных нужд.
Целью выполнения данной функции в отделе становится обеспечение своевременной передачи по назначению копий договоров, муниципальных контрактов и соглашений после их регистрации, обеспечение организации своевременного прохождения
рассмотрения служебных документов, хранение подлинников договоров, муниципальных контрактов, соглашений и приложений к ним.
В отделе формируется архив заключённых договоров, стоимостью услуг по которым составляет менее 100 тыс. руб., в том числе и агентские договора на право начисления платы за наём жилого помещения с управляющими организациями г.Вязьма.
Также, на бумажном носителе формируется архив муниципальных контрактов, заключённых в соответствии с п.4 части 1 статьи 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», которые подписываются Главой Администрации по результатам проведённых аукционов в электронной форме, конкурсных отборов и процедур, запросов котировок на выполнение работ, заказов и услуг.
Неотъемлемой частью регистрируемого у нас договорного пакета документов и архива отдела являются соглашения о передаче отдельных полномочий Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области от городского и сельских поселений и обратно, дополнительные соглашения о внесении изменений в договора и муниципальные контракты, соглашения о расторжении муниципальных контрактов и договоров, договора о взаимодействии с муниципальными образованиями, органами исполнительной власти, государственными учреждениями.
В 2016 году в отделе было зарегистрировано 670 ед. договоров, муниципальных контрактов и соглашений (в 2015 году - 634 ед.). Муниципальные контракты, договора, соглашения регистрируются в отдельном журнале. Копии раздаются под подпись исполнителям в структурных подразделениях. Второй экземпляр подлинника передается также под подпись организации, с которой заключен договор, муниципальный контракт или соглашение.
Ведение похозяйственного учёта в Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области
Одной из основных функций отдела также является ведение учёта личных подсобных хозяйств на территории Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области, осуществление экспертизы документов, сведений и данных для внесения в похозяйственные книги и электронную базу данных, в алфавитные книги. Отдел ведёт перезакладку данных книг похозяйственного учёта сроком на 5 лет, на основании которых ежедневно осуществляется выдача населению справок и выписок из похозяйственных книг.
На основании постановления Администрации Смоленской области от 29 декабря 2007 года № 489 «О порядке ведения похозяйственного учета на территории Смоленской области» с 1 марта 2009 года на территории Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области началось ведение похозяйственного учета.
С октября 2014 года данные полномочия были переданы от муниципального образования Вяземское городское поселение Вяземского района Смоленской области Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области и возложены на наш отдел.
Сотрудниками отдела был разработан перечень документов для ведения похозяйственных книг, разработан реестр похозяйственных книг с кодами от 001 до 700 для учета всех объектов Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области, разработан реестр алфавитных книг.
На отчётную дату заведено 214 книг похозяйственного учета для частного сектора (улицы, переулки, тупики, проезды, дачные сообщества) и 29 алфавитных книг.
Сотрудниками Отдела создана и обновляется авторская Программа по ведению Базы данных похозяйственного учета. Все данные похозяйственных книг заносятся в электронную базу.
На отчётную дату открыто 3819 лицевых счёта хозяйств, расположенных на территории Вяземского городского поселения, в которых зарегистрировано 10 198 жителей г. Вязьмы.
Регулярно сотрудники отдела взаимодействуют с председателями уличных комитетов по вопросам похозяйственного учёта.
На территории Вяземского городского поселения Вяземского района Смоленской области зарегистрировано 49 Уставов уличных комитетов г. Вязьмы.
Ежедневно сотрудниками отдела осуществляется личный приём граждан, по запросам которых выдаются 10 форм справок на основе данных книг похозяйственного учета. Все необходимые справки выдаются в Администрации только на основании данных книг похозяйственного учета, которые вносятся туда после экспертизы подлинных документов домовладельцев и зарегистрированных лиц.
Для регистрации и заведения лицевого счета в похозяйственной книге, граждане предоставляют следующие документы:
- документы, удостоверяющие личность граждан, зарегистрированных на данной площади (дополнительно: для владельцев – ИНН, для пенсионеров – удостоверения, для новорожденных в возрасте до 1 года – свидетельство о рождении);
- домовую книгу;
- документы на дом и землю устанавливающие право собственности.
В 2016 году населению было выдано 4976 справок вышеуказанных форм (в 2015 году – 4625 ед.).
Все действия сотрудников отдела, имеющих доступ к данной информации, основываются на принципах конфиденциальности условий обработки персональных данных и регламентируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и защищены от постороннего воздействия.
Необходимая информация из базы данных книг похозяйственного учёта может быть представлена уполномоченным органам (третьим лицам) только по официальному запросу юридического лица в адрес Главы Администрации с обоснованным заявлением о необходимости получения информации и персональных данных.
Данные книг похозяйственного учёта используются также для сверки сведений Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики по Смоленской области (Смоленскстат). В 2016 году проводилась одна встречная проверка Смоленскстатом ведения книг похозяйственного учёта в городском и сельских поселениях Вяземского района Смоленской области.
В 2016 году в России проводилось масштабное мероприятие, имеющее важнейшее экономическое и социальное значение. Всероссийская сельскохозяйственная перепись 2016 года коснулась огромного количества людей, живущих не только в сельской местности, трудящихся в аграрном секторе, имеющих подсобное хозяйство, фермеров, участников садоводческих и дачных сообществ, но и в частном секторе городских поселений, поэтому полнота и достоверность данных книг похозяйственного учёта оставалась актуальной.
Отдел также ведёт похозяйственный учёт садоводческих товариществ и некоммерческих садоводческих товариществ на территории города, которых сейчас зарегистрировано в базе данных 37 ед. книг похозяйственного учёта, в которых открыто 23 лицевых счёта.
Обеспечение структурных подразделений Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области бланками документов, канцелярскими принадлежностями, печатями, штампами, журналами, периодическими изданиями, вывесками, информационными и справочными материалами
На отдел возложены функции разработки макетов, сбор заявок и осуществления заказов на изготовление типовых бланков, форм документов, журналов регистрации корреспонденции, печатей и штампов, вывесок, справочников для служебного пользования Администрации.
Отдел формирует и оформляет подписку на периодические издания (газеты, журналы), осуществляет получение и их рассылку структурным подразделениям Администрации.
Обеспечение структурных подразделений Администрации канцелярскими товарами и принадлежностями также входит в функции отдела. Сотрудниками отдела формируется сводная информация о необходимых канцелярских товарах и принадлежностях по заявкам структурных подразделений Администрации.
Сотрудниками отдела разрабатываются тексты и формы поздравительных адресов, телеграмм, приглашений, открыток почётным гражданам города и района, ветеранам, организациям, учреждениям к праздничным и памятным датам.
Организационное обеспечение мероприятий проводимых с участием или по поручению Главы Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области
На отдел возложена функция осуществления организационного обеспечения мероприятий проводимых с участием или по поручению Главы Администрации. Помимо регулярных заседаний, совещаний, комиссий, собраний, рабочих групп и встреч в здании Администрации с участие руководства, сотрудники отдела принимают заметное участие в организации и проведении торжественных городских и районных мероприятий.
Отдел оказывает содействие избирательным комиссиям разных уровней в организации подготовки и проведения на территории Вяземского района Смоленской области референдумов и выборов Президента РФ, депутатов Государственной Думы РФ, депутатов областной Думы, муниципальных выборов.
Сотрудниками отдела формируются общие списки кандидатов в присяжные заседатели для Смоленского областного суда, Московского окружного военного суда, 3-го окружного военного суда от муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области. Списки формируются один раз на 4 года.
В соответствии с постановлением Администрации Смоленской области от 06.03.2012 № 156 «О мерах по составлению списков кандидатов в присяжные заседатели» в организационном отделе проведена работа по формированию списков кандидатов в присяжные заседатели на 2017-2020 годы. Списки прошли проверку и согласование с Информационным центром УМВД России по Смоленской области, Вяземской ЦРБ, отделом ЗАГС, Вяземским районным судом. Составленные и проверенные списки кандидатов в присяжные заседатели направлены в Департамент Смоленской области по осуществлению контроля и взаимодействию с административными органами. Затем списки кандидатов в присяжные заседатели были утверждены Губернатором Смоленской области были и опубликованы в СМИ для информирования населения.
Сейчас в них входят 620 человек - жителей Вяземского района Смоленской области.
